É o que dizem CEOs e sócios de importantes escritórios de arquitetura e de uma plataforma digital. Veja como eles organizaram suas empresas para enfrentar esse período de home office

Fotos: Mário Águas / Divulgação.

Em fevereiro, no auge da crise do coronavírus na China, acendeu o alerta para o engenheiro Daniel Toledo, CEO da Königsberger Vannucchi Arquitetura (foto), em São Paulo. “Percebi que o escritório precisava sair do modelo altamente aglomerado para o modelo de constelação”, afirmou ele em entrevista à Olhares.News. Em 2 de março, Daniel e seus sócios definiram o primeiro protocolo da empresa, tornando obrigatório o home office, que foi sendo adotado gradativamente até 18 de março, quando os 78 membros da equipe começaram a trabalhar de suas casas.

Antes da quarentena, importantes decisões foram tomadas: aumentar a capacidade de conexão de internet da empresa (de 40 para 150 MB), criar a própria “nuvem” privada, verificar se os funcionários tinham as condições necessárias para trabalhar à distância, redirecionar os telefones para determinados celulares, entre outras. “Foi uma operação complexa, pois ainda transportamos os computadores para as casas das pessoas. Elaboramos um manual de como conectar e configurar os equipamentos, além de contratos de cessão das máquinas para o uso temporário, garantindo o sigilo e a confiabilidade de nossos dados”, conta Daniel.

Para manter o engajamento da equipe, criou-se uma rede social interna para trocar informações e relatar dúvidas e experiências durante esse período de home office. “Está sendo um grande desafio. São 78 indivíduos com realidades distintas, toda a rotina está sendo alterada e precisamos ter empatia nesse momento, essa é a questão da vez”, diz o CEO da Königsberger Vannucchi Arquitetura. Apesar das mudanças, ele considera que o nível de produção tem se mantido bom com 50 projetos em andamento. “As videoconferências são importantes para manter o contato entre a equipe e os clientes. Agora eu consigo participar de qualquer reunião, basta me conectar aos grupos.”

Modelo internacional

Na unidade do escritório global Perkins and Will, em São Paulo, a estratégia para implementar o trabalho remoto começou há três semanas e os 74 funcionários já estão em casa. “Por termos um modelo internacional, com 27 estúdios pelo mundo, nossa rotina é muito disciplinada, isso tem nos ajudado na crise”, avalia o arquiteto Renato Siqueira, diretor de operações da empresa no Brasil. Os 54 projetos em andamento continuam, mas várias obras pararam, especialmente as residenciais. “A tendência será esticar o cronograma, que é um processo habitual e tende se acentuar agora”, afirma Renato.

Quem pratica a descentralização do negócio sai em vantagem. Essa é a opinião de Thiago Sodré, CEO do Clube & Casa, plataforma de relacionamento para profissionais e lojistas do segmento de arquitetura, decoração e design. “A hora é de dividir, por isso o intrapreendedorismo será muito importante. Nunca se viu tanto protocolos e processos sendo quebrados para ganhar velocidade nas decisões. São assistentes colocando em prática seus conhecimentos para ajudar a empresa a se manter ativa. Sobreviverão os empresários que não tiverem ego e confiarem na força da cadeia, delegando tarefas”, afirma.

Para ele, os profissionais de arquitetura e design de interiores estão se adaptando melhor a nova realidade do que os lojistas do segmento que não têm a cultura do home office nem familiaridade com os recursos tecnológicos. “Esse é o momento de gerar oportunidade. “Quando ninguém está comprando, deve-se criar situações futuras para favorecer a venda, com descontos, parcelamentos ou serviços especiais.” Para respaldar seus associados e mantê-los ativos durante a pandemia, ele criou ferramentas digitais no site do Clube & Casa, como videoaulas e mentorias individuais.

Rotina alterada

Acostumados a trabalhar com subequipes geridas por coordenadores, o escritório de arquitetura FGMF, em São Paulo, não está enfrentando problemas em manter o time integrado mesmo à distância. O maior desafio tem sido a tecnologia. “Para acessar o BIM Server, que permite várias pessoas trabalharem simultaneamente em um mesmo projeto, a configuração de rede exige IP fixo e não conseguimos alterar isso até agora por uma série de erros da operadora. Diante dessa situação, temos usado o Hangouts para nossas reuniões, assim como o Skype”, conta o arquiteto Fernando Forte (foto), um dos sócios da empresa.

Ele percebe que o rendimento ainda está aquém do desejado, mas atribui isso ao período de adaptação em casa. “Estamos aprendendo a lidar com esse novo cenário”, diz. O ponto positivo é que nenhum contrato foi cancelado e, mesmo na crise, eles conseguiram fechar dois projetos. “Por enquanto estamos otimistas de que essa onda vai passar e voltaremos à rotina. Financeiramente ainda não sabemos o que acontecerá, mas certamente teremos problemas se a quarentena perdurar por muito tempo.”

Novos paradigmas

Fernando Forte vê mudanças significativas no jeito de trabalhar quando retornarem ao escritório. “Vejo um período daqui para frente de mais colaboração, de menos fronteiras. No meu caso específico, estou aprendendo a ser mais conciso e mais tecnológico”, diz Fernando. Já Daniel Toledo, da Königsberger Vannucchi, acredita que o home office será encarado de outra maneira pelas empresas. “Já tínhamos essa demanda e estamos verificando na prática que a interação digital à distância é possível tanto para manter a relação com nossos funcionários como com nossos clientes. As novas iniciativas trarão qualidade de vida e ajudarão a reduzir custos.” Outra vantagem, segundo ele, será o exercício da autonomia. “Os líderes sairão mais maduros dessa e mais confiantes em delegar tarefas para suas equipes.”

Renato Siqueira compartilha da mesma opinião. “Trabalharemos de forma diferente. Tínhamos certo travo com home office e estamos constatando que está funcionando. O mercado inteiro está vivendo isso. A entrega é prioritária em relação as horas de estar ali sentado no escritório. Acredito que a flexibilidade tende a crescer.”

Para Thiago Sodré, o momento que vivemos antecipa quase cinco anos de amadurecimento empresarial. “Ajuda a entender a importância dos processo e o que é realmente necessário ter dentro da empresa, ajuda a entender as habilidades que precisamos buscar na vida pessoal e profissional para obter êxito. Mais do que nunca, teremos de nos adaptar às novas tecnologias. Essa é uma oportunidade incrível para criar novas habilidades”, conclui.

Dicas de CEOs para o período de home office coletivo

  • Criar uma rede social interna é recomendado para manter a equipe unida e motivada.
  • Reuniões diárias e objetivas entre os sócios e a equipe garantem a produtividade.
  • A comunicação verbal por meio de videoconferências é importante para evitar desentendimentos. No novo ambiente, o estresse é maior e mensagens escritas podem ser má interpretadas. Ao ver feições e olhares, as pessoas se sentem mais confortáveis para seguir as diretrizes.
  • Descentralize, evitando o excesso de supervisão e desenvolvendo a autonomia dos funcionários.
  • Promova a interação digital com os clientes.
  • Compreenda que esse é um momento único e é preciso entender as demandas de cada um, tentando resolvê-las da melhor maneira possível.
  • Promova reuniões descontraídas ao menos uma vez por mês com a equipe, ainda mais agora que estão todos em casa. As pessoas estão carentes de convívio.
  • Pratique a objetividade e seja conciso e direto nos seus pedidos e comandos.
  • Gere oportunidades para a empresa, pensando no que você pode oferecer de vantagem para sua clientela, seja em termos de serviço ou facilidade de pagamento.
  • Tenha em mente que essa fase é passageira e voltaremos fortalecidos à rotina.