Selecionamos programas e aplicativos que podem ajudar na rotina de trabalho à distância

Nas últimas semanas, muitos brasileiros passaram a vivenciar o home office pela primeira vez. Embora grandes empresas já tenham institucionalizado o trabalho remoto, muitos escritórios precisaram se adaptar rapidamente a esta nova realidade. Neste momento, no qual o distanciamento social é necessário e recomendado por entidades como a Organização Mundial da Saúde, a tecnologia se mostra uma poderosa aliada e facilita a comunicação entre equipes, organização de fluxo de trabalho, transferência de arquivos e até mesmo auxiliar em possíveis contratações.

No trabalho à distância realizado atualmente pelos funcionários da unidade do escritório global Perkis and Will, em São Paulo, o Skype e o Microsoft Teams foram adotados como softwares padrão. Para o CEO do Clube & Casa, Thiago Sodré, as melhores ferramentas gratuitas hoje disponíveis são o Trello, para manter o fluxo de trabalho, e o Zoom, para realizar videoconferências. “Não aconselho se restringir ao Whatsaap e ao Face Time, pois são pouco profissionalismo”, argumenta.

Elencamos abaixo as ferramentas essenciais para um home office produtivo.

1. Organizando o fluxo de trabalho

Trello

Disponível para Android, iPhone e PC, a ferramenta colaborativa organiza tarefas individuais e em grupo. Apresenta quadros em que são colocadas as listas de tarefas com prazos, pessoas envolvidas e objetivos definidos. Ainda possui checklist, upload de arquivos e etiquetas coloridas para separar os assuntos por temas. Possui planos gratuitos e pagos.

Asana

Com versões pagas e gratuitas, o software permite que líderes de projetos controlem as prioridades das atividades, definam metas e permissões diferentes para membros da equipe, e obtenham relatórios de progresso com gráficos e análise de desempenho. Lista de tarefas com prazos, calendário, adição de colegas a grupos de trabalho e compartilhamento de arquivos também são algumas das funções da ferramenta.

2. A famosa nuvem

Google Drive

O serviço de armazenamento permite o backup e compartilhamento de diferentes tipos de arquivos. Com outros serviços do Google, como o Doc, Sheets e Slides, facilita a edição online de planilhas, documentos e apresentações. Com 15 GB de armazenamento gratuitos, possui diferentes planos pagos.

Dropbox

Também armazena e compartilha vídeos, fotos, documentos e diferentes arquivos. Com 2GB de espaço gratuito, pode ser expandido ao convidar amigos para o serviço ou assinando os planos mensais da plataforma.

OneDrive

Desenvolvido pela Microsoft, oferece 5 GB grátis para usuários de Android, iOS e PC. Além disso, possui a função “cofre pessoal”, que protege arquivos por senha.

3. Trabalhando em conjunto

Google Docs, Sheets e Slides

As ferramentas do Google permitem a edição conjunta de documentos, apresentações e planilhas. É possível compartilhar os arquivos para mais de uma pessoa editar ao mesmo tempo ou apenas visualizar. Há ainda função de bate-papo e comentários dentro dos arquivos.

Teams

Antes restrita aos assinantes do Office 365, a ferramenta oferece um plano gratuito que permite criar videoconferências com até 250 pessoas, 10 GB de arquivos por equipe e mais 2 GB por usuário. Há ainda as funções de compartilhamento de tela e edição conjunta de documentos do Word, Excel, PowerPoint e OneNote.

4. Comunicação é fundamental

Skype

Este talvez seja um dos programas mais conhecidos entre os brasileiros. Com aplicativos para computador, celular e tablet, permite chamadas de voz, vídeo e chats online. A versão gratuita libera videochamadas com até 50 usuários, ideal para pequenas empresas. Se a reunião for com um cliente, por exemplo, ele pode acessar a sala por meio de um link, sem precisar de cadastro na plataforma. Voltada para empresas maiores, o Skype for Business, com reuniões com até 250 pessoas, tem chats em tempo real, compartilhamento de documentos e possibilidade de agendar reuniões no calendário do Outlook.

Zoom Meetings

Voltado para médias e grandes empresas, é possível realizar reuniões com até 500 participantes e seminários para um público de até 10 mil espectadores. Também não é necessário cadastro na plataforma para participar de uma reunião, basta acessar a sala por meio de um link e fornecer um nome para identificação. Bate-papo em tempo real, transferência de arquivos, quadro de anotações, compartilhamento de tela e gravação das reuniões estão entre as funcionalidades da ferramenta. Na versão gratuita, as reuniões são limitadas a 100 participantes e têm duração máxima de 40 minutos.

Hangouts Meet

A ferramenta de teleconferências do Google está com os recursos gratuitos devido ao Covid-19 até 1º de julho para usuários do G Suite e do G Suite For Education. Nela é possível fazer reuniões para até 250 pessoas e transmissões para até 100 mil espectadores, além de gravar as chamadas diretamente no Google Drive. O Google Hangouts, versão gratuita da ferramenta, permite videoconferências com até 10 pessoas.

GoToMeeting

Gratuita por 14 dias, a plataforma de videochamadas tem recursos como compartilhamento de tela, bate-papo, gravação de reuniões, linha de conferência para participação por telefone e é integrada ao Google Calendar. Assim como as anteriores, pode ter suas reuniões compartilhadas por meio de links nos quais os convidados não precisam de cadastro.

Slack

O software visa reunir em um só lugar as trocas de mensagens corporativas. Disponibiliza canais separados por temas (pode-se ter um para cada projeto, por exemplo) e conversas privadas. Tem integração com outros serviços, como Google Drive, Office 365 e Trello. Na versão gratuita, mostra as últimas 10 mil mensagens, possui armazenamento de 5GB e permite chamadas em vídeo e áudio individuais.

Workplace

Criação do Facebook, a ferramenta visa conectar todos os funcionários. Além de um feed empresarial, com novidades da empresa, possui grupos, chats, conferências e transmissões ao vivo. Na versão gratuita, é possível ter grupos de até 50 pessoas, ligações com até 20 pessoas e 5GB de armazenamento de arquivos.

5. Assinatura de contratos

BRy Cloud

O serviço armazena certificados digitais na nuvem e permite que as assinaturas possam ser feitas por celular, tablet ou smartphone. A versão gratuita possui 10 créditos de uso.

Clicksign

A ferramenta oferece gestão e assinatura de documentos com validade jurídica. O plano básico dá direito a cinco documentos por mês

6. Recrutamento de seleção

Jobecam

Precisa contratar durante a pandemia? A ferramenta permite que o processo seletivo seja feito inteiramente online, no qual as apresentações e entrevistas ocorram por vídeos. Com recursos como recrutamento às cegas, na qual a imagem e voz do candidato são alteradas para garantir mais diversidade à equipe.

7. Foco na produtividade

Trabalhar em casa pode ser desafiador, tanto para quem não mora sozinho e precisa de concentração, quanto para quem está acostumado ao falatório do ambiente corporativo. Em ambos os casos, ferramentas de streaming de música e podcast pode ajudar na concentração. Spotify e Deezer têm versões gratuitas e pagas e agregam músicas e podcasts em um só ambiente. A Apple Music, assim como o YouTube Music, disponibiliza um período de teste gratuito e traz apenas músicas no seu catálogo.